MinoRobo導入が、業務工数の削減だけなく、あらゆる面で成果を収める

左からBTV株式会社 本社総務部 関 様、本社営業部 袖木崎 様、本部総務部 主任 海田 様、同 次長 海江田 様、本社営業部 主任 吉田 様
業種 :放送・メディア電気・通信
対象業務 :営業総務

導入背景

宮崎県都城市を中心にケーブルテレビ、インターネット、電話、スマートフォン、電気のサービスを展開しているBTV株式会社。MinoRoboを導入して1年が経つ同社では、総務部と営業部を中心に業務の自動化を進めてきた。

同社では、もともと「人員不足」が深刻な問題とされており、単純作業は自動化し、人の判断が必要な業務に専念したいという想いがあった。また単純な作業でも、人が行うことでミスが発生していたことも問題の1つであった。

これらの問題を解決するべく、同社ではRPA検討委員会を設立し、MinoRobo導入に取り組んできた。今回は、これまでのMinoRobo導入の中心となって推進してきた、RPA検討委員会の海田様(本社総務部)、吉田様(本社営業部)に話を伺った。

 
 
 

導入業務

各支局で対応していたカスタマー業務を自動化し、本社に集約

同社総務部ではカスタマー対応業務として、ケーブルテレビの新規会員様へのユーザーID、パスワードを発行し、通知物として印刷・郵送するといった業務を担っており、もともとは5局ある支局それぞれが1件ずつ手作業で対応していた。

この業務のおよそ95%の工程自動化をMinoRoboが担うことで、各5支局で対応していた業務を、本社に集約し省力化させることができた。現在は通知物を袋詰めする最後の工程のみを手作業で行っている状態となっている。

また、同じくカスタマー業務である、インターネットオプションの解約処理についても、1件ずつ全ての行程を手作業にて処理していたが、同じく約95%の工程をMinoRoboが担うことで自動化でき、最終のチェックのみを人力で行っている状態となっている。人の作業をチェックに集中させることで、度々発生していた解約処理漏れを防ぐことにも成功している。

情報抽出、他部署連携を自動化し、担当者の負担軽減

同社営業部では、新規の加入やオプションサービスへの追加加入を行っていただいたお客様情報を関連部署へ連携するという作業がある。以前は目視チェックのもと、手作業で情報の一覧表を作成して、関連部署に提供するという運用となっており、内容によっては日次で最新の情報を提供する必要があった。 この必要情報の一覧表作成、他部署連携部分をMinoRoboで自動化。顧客情報の取り扱いというミスの許されない作業が機械的に処理できるようになったことで、担当者の負担を大きく軽減することができた。

 
 
 

選定理由

決め手は「求めやすい価格」と、「運用のしやすさ」

以前よりRPAツールの導入を検討し、ツール選定時には複数のツールを比較検討した同社だが、MinoRobo導入を決めた際のポイントとなったのが、「求めやすい価格」と、「運用のしやすさ」である。

特に「運用のしやすさ」については、今回、導入の中心となったRPA検討委員会のメンバーにはRPAに関する基礎知識がない状態だったこともあり、シンプルでわかりやすい作りになっていることや、手厚いサポートを受けられるという面でMinoRoboの特長が優位性を発揮したという。

それにより、現在ではRPA検討委員会メンバーのRPAに関する知識や技術は格段に上がっており、ツールの操作だけでなく、RPA化しやすい業務の選定や、RPA化するにあたっての業務の見直しにおけるスキルが大きく向上している。 また、不具合や不明点が発生した際には、リモートで実際の動作画面を共有しながら、すぐさま問い合わせに対応してもらえるサポートサービス体制にも、非常に満足していると語る。

 
 
 

導入効果

工数削減にとどまらず、業務品質も改善

総務部、営業部の業務において活躍しているMinoRoboだが、その導入効果として、MinoRobo導入前と比較して、1ヶ月あたり約150時間の業務工数削減を実現している。(総務部と営業部の合計削減時間)

工数削減という面で成果を収めているが、得られた効果はこれだけではない。 担当者の業務状況により、本来、日次で実施すべき業務を、週に1回まとめて対応せざるを得ない状況も度々あったが、MinoRobo導入により、きちんと日次で実行できるようになり、業務の精度が大きく改善された。

また、MinoRobo導入に伴い、従来の業務フローの見直しを行ったことで、無駄な工程を排除するなどのフローの改善や、データ抽出手順の改善を実施し、根本的な業務の改善も実現することができた。 このように、MinoRobo導入によって、工数削減だけにとどまらず、あらゆる面で大きな成果を収めている。

 
 
 

導入後の取り組み

RPAの社内浸透のために積極的な情報発信を行う

同社ではMinoRobo導入後、社長や役員、全局長が集まる幹部会で成果発表の枠を設け、「どんな取り組み実施したのか」、「どんな成果を収めたのか」という情報を中心に発信している。また、RPAをより広範囲に浸透させることを目的として、月次の社内会議の中で、導入事例の紹介も実施している。

これにより、上記の情報をはじめ、そもそも「RPAとは何か」、「どんなことができるのか」というRPAにおける基礎的理解が徐々に社内に浸透しつつあるという。

 
 
 

将来構想

会社全体を巻き込み、更なるRPA化の加速を目指す

これまで、総務部と営業部にてRPA化を進めてきたが、同部署内でも、手入力が必要な業務や、手作業にて転記を行っている業務がまだまだ存在しているという。今後は、少しでも手入力や手作業での転記を減らすために、更なるRPA導入領域の拡大を図っている。

また、同部署にとどまらず、他部署へのRPA導入も積極的に行っていく方針としている。 しかし、いま現在、他の部署ではRPAに対してポジティブな印象が浸透しきっておらず、導入に対してまだまだ消極的な姿勢であるため、RPA化における成功体験の発信を更に強化し、社内のRPAに対する考え方から変えていく必要があると2人は話す。

今後、RPA検討委員会を中心に、会社全体をRPA化に対して積極的な姿勢に変えていくことで、RPA化の取り組みを更に加速させることを目指している。

 
 
 

会社情報

社名 BTV株式会社
本社所在地 宮崎県都城市中町1街区7号
設立 1996年1月4日(開局 平成1997年4月1日)
社員数 約130名
業種 放送・通信
事業概要 有線テレビジョン放送事業(ケーブルテレビ事業)、電気通信事業(インターネット事業)、
モバイル端末事業(MVNO事業)、地域イベント運営事業、テナント事業

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