企業成長に伴う新たな販売形態への対応をMinoRoboがサポート

業種 :食品
対象業務 :経理

導入背景

チョコレートを中心に、菓子、乳製品、飲料等の輸出入、製造、販売を行っているゴディバジャパン株式会社。近年では、ゴディバショップのスタッフが遠隔でお買い物をサポートする新サービス「リモートショッピング」などコロナ禍をはじめとした新しい消費形態に対応したサービスも展開している。

同社では、全国の販売店舗から一か月あたり10万件ほど売掛入金される。この入金額と請求書を突き合わせる一致確認と、システム処理に負荷がかかっており、手作業によるミスも懸念されていた。

これらの課題を解消し、「作業効率化」、「品質向上」の実現させるために選ばれたのが、「RPA MinoRobo®」だ。今回は、MinoRoboを実際に利用されている経理財務部のイザベル様、松並様、榊様に話を伺った。

 
 
 

導入業務

製造販売業の日常高負荷業務を自動化

同社経理財務部では経理業務として取り扱っている各種商品のIDや売価などの情報をメンテナンスする作業を行っている。

また、販路ごとに送付される請求書と売掛金の入金を突き合わせて、入金ミス・漏れがないかを確認し、その後の請求処理を行っている。

これらのRPA適用業務の定番である定常的な高負荷業務をMinoRoboで自動化。業務負荷軽減の足掛かりとして効果を発揮することができた。

販売形態の多様化に伴う処理増加も

取り扱う商品販売は提携店舗、百貨店が基本だが、近年ではスーパーでの小売販売や、コンビニ提携、昨年には日本初の「ゴディバカフェ」を東京駅にオープンするなど販路が拡大している。

この販路拡大に伴い、処理件数増加はもちろん、販路ごとに販売金額・条件が変わり、経理部での対応が非常に複雑になってきている上に、商品情報のメンテナンス頻度が上がり、請求処理件数も人力では対応しきれないほどに増加した。

このような場面もMinoRoboの出番だ。効率性、正確性を発揮し、業務負荷の権限サポートに活躍している。

 
 
 

選定理由

手厚くスピーディなサポート体制で安心運用

RPAツール導入時には、複数ツールを比較検討した同社だが、MinoRobo導入を決めた際のポイントとなったのが、「求めやすい価格」、「ロボットが簡単に作れること」、「サポートの充実」である。

特に「サポートの充実」については、今回導入した経理財務部のメンバーはこれまでRPAに触れたことがなかったため、手厚いサポートサービスがあるという点がMinoRoboを選択した大きな要素となったという。

MinoRoboの窓口担当者による充実したサポートにより、自身が思い描いていることを実現しやすくなっており、また、不明点が発生した際には、スピーディに問い合わせに対応してもらえるサービス体制にも、非常に満足していると語る。

 
 
 

導入効果

業務自動化とプロセスの見直しで効率化の効果倍増

MinoRobo導入前は、全国の販売店舗から送付される請求書、入金情報を1件ずつ目視で確認、処理をしていた。特に人件費のデータが複雑かつ膨大であるため時間のかかる作業となっていた。これらの送付されるデータを統合し、アップロード用のファイルを作成、システムにアップロードする作業に、2~3営業日かかっていたものが、MinoRobo導入後は5~6時間ほどで完了できるようになった。

アップロード用ファイル作成で無駄な作業が発生しないようにする工夫として、業務手順を見直して周知を実施。Excelの編集不可設定やファイル編集者に対しての注意喚起をしている。

効率化に加えて本来取り組みたかった業務の促進へ

以前は目視チェックのもと、手作業で商品情報を更新、請求処理をする必要があった。この作業を自動化したことにより、お金の取り扱いというミスが許されない作業が自動で正確に処理できるようになったことにより、担当者負荷が大きく軽減された。

これにより、単純作業の時間を削減できるだけではなく、MinoRobo処理中に別業務に時間を使うことができるようになったと語る。

 
 
 

導入後の取り組み

導入効果を無駄にしないため積極的な情報発信を行う

同社経理財務部ではMinoRobo導入での効率化をさらに進めるためにも、毎回、全国からの処理依頼タイミングに、依頼者に対して、テキスト形式やレコード追加/削除不可などのファイル作成、依頼ルールを伝達している。

これにより、徐々に社内理解が進み、適切なファイル内容で送付されることが多くなってきたことで、不要な手戻りも削減されさらなる効率化につながっているという。

また、物流部門でも類似業務をしているため、経理財務部での導入経験をもとに、MinoRoboを導入することを検討している。

 
 
 

会社情報

社名 ゴディバジャパン株式会社
本社所在地 東京都港区六本木三丁目2番1号六本木グランドタワー32階
設立 1994年2月
業種 食品
事業概要 菓子、乳製品、飲料等の輸出入、製造、販売

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