業務担当者がロボット作成。少数精鋭での業務対応をMinoRoboが支える

4大大陸に生産拠点をもつグローバル企業のR.R.Donnelley & Sons Companyの日本支社として、ポスターやチラシ、外箱等のパッケージ印刷を主なサービスとしているRR Donnelley Holdings Japan合同会社。

MinoRoboを導入して2年が経つ同社では、営業事務領域を対象に業務の自動化を実行している。

東京のセールスオフィスにおいては10名に満たないため、少数精鋭で様々な業務に対応しなければいけない状況であり、普段は2名で担当している業務を1名で対応せざるを得なくなるような場合は、業務上の遅延を防ぐ目的で、前倒しで作業を行うことで負荷が上がり、ミスが発生してしまうこともある状況であった。

これらの問題に対する打ち手として、同社ではRPA導入を検討。製品比較の結果「RPA MinoRobo®」の導入を決めた。今回は、これまでMinoRobo導入を主体となって進めてきた新倉様に話を伺った。

月200件以上の納品書、請求書作成をMinoRoboで実行

営業事務領域では、納品書や請求書の作成を担っており、もともとはExcelをベースに、関数を活用して書類作成を行っていた。取引の多いクライアントにおいては、1ヶ月あたり200件近くの納品書を作成する必要があり、請求書も週次で作成する必要があったため、業務が回らないこともあった。

この納品書、請求書作成業務をMinoRoboで自動化することで、人員追加することなく業務が確実に実行できるようになった。

クライアントごとに異なる業務もMinoRoboで見事に対応

これまで、基本的に請求書は紙に印刷して郵送する運用となっていたが、クライアントによってはPDF送付する必要があった。ここで活躍したのもMinoRoboだ。

同社では3枚セットになった請求書を発行しているため、それぞれPDF化し1ファイルにまとめる必要があるが、その工程にMinoRoboを活用することで効率化を実現している。 これらを手作業で実行するとなると、なかなかの手間となるが、上手にMinoRoboを活用することで、業務負荷を上げることなく見事に対応している。

担当者自ら導入できる、MinoRoboの「運用のしやすさ」と「手厚いサポート体制」

RPA導入に伴い、複数製品を比較した同社だが、MinoRoboを選定した理由としては、「詳しいIT知識がなくても運用できる」、「導入コスト、運用コストが低い」、「サポート体制が整っている」の3点が大きなポイントとなっていると語る。

特に「詳しいIT知識がなくても運用できる」という点については、新倉様自身がITの専門ではないにもかかわらず、営業事務領域で活躍しているロボットは新倉様によって作成されたロボットであるということからも、その運用のしやすさが体現されている。

もちろん、ロボット作成にあたり不明点や不具合は発生し、苦労した場面は度々あったとのことだが、「サポート体制が整っている」という点で挙げられた通り、導入時の基本教育や導入後の運用サポートなどのトータルサポート体制のおかげで問題なく実現できたと語る。

作業工数とミスの削減によって業務担当者の負担を軽減

営業事務領域において活躍しているMinoRoboだが、導入前と比較して1ヶ月あたり約32時間の業務工数削減を実現している。少人数で業務を回している同社では、この削減は非常に大きな効果だった。

また、工数削減だけでなく、作業ミスがなくなったことも大きな効果だ。 1人で様々な業務に対応しなければいけない状況において、RPA化により作業ミスがなくなったことで、他の業務に集中できるようになり、気持ちの面でも大きな負担軽減になっていると話す。

RPAによる業務改善を個人の年間目標に

同社では社員1人1人が年次で個人目標を立て、目標達成に取り組んでおり、その結果が評価に反映される制度となっている。前年の新倉様の個人目標にはRPAによる業務改善が含まれており、それが全体の30%を占めていた。

納品書、請求書作成ロボットの導入が、まさにその目標の達成条件となっており、新倉様は見事これを実現した。

営業事務を担当されているということもあり、なかなか自身の成果を定量的に示しづらい領域ではあるが、削減工数という目に見える形で自身の取り組みの成果をきちんと示すことができたと話す。 こういった取り組みと成果の見える化も、MinoRobo導入成功を後押ししたのではないだろうか。

MinoRoboの運用浸透と領域拡大

少人数で業務を回している同社では、今後MinoRoboを運用できる人を増やしていくことを目指している。

MinoRoboに限らずだが、作業をシェアすることで、様々な業務を複数人が対応できるようにすることで、安定的に業務を遂行できる体制を整えていく方針としている。

また、RPA化領域の拡大も併せて進めていきたいと話す。 岐阜にある同社傘下の工場では50名ほどの従業員が在籍しており、総務や経理機能も有しているため、生産管理や社内の会計処理の分野で活躍の場があるのではないかと見込んでいる。

また、RPA化領域の拡大も併せて進めていきたいと話す。 岐阜にある同社傘下の工場では50名ほどの従業員が在籍しており、総務や経理機能も有しているため、生産管理や社内の会計処理の分野で活躍の場があるのではないかと見込んでいる。

今後も同社では、MinoRoboの運用浸透と領域拡大により、更なる業務効率化が期待されている。

社名	RR Donnelley Holdings Japan 合同会社
ホームページ	https://rrdonnelley.jp/
本社所在地	東京都千代田区神田駿河台3-5 サンジュ共和十番館 3階
設立	2012年
社員数	約60名
業種	サービス
事業概要	プリントマネジメントサービス、 グローバルアウトソーシング、各種印刷物及び販促グッツサービス